Afin de se tenir au courant de l'évolution des membres de la fédération, chaque mois une réunion de suivi est organisée.
Les étapes d'une réunion de suivi sont :
Création d'un sondage pour les disponibilités des gens (sur vote.teleragno.fr par exemple) et envoi à membres@ avec comme objet de mail : “Réunion de suivi”. La fenêtre de proposition de la date est d'une douzaine de jours et on laisse une grosse semaine aux gens le temps de le remplir. On indique dans le mail la date à laquelle la date sera fixée.
Lorsque la date fixée, on exécute le script pad-ffdn.pl qui va poser quelques questions puis va se charger de générer un fichier pad-suivi.md. Dans la première ligne, il y a le lien tout fait pour le pad. On va à cette adresse et on copie le reste du fichier.
On répond au mail de sondage en changeant l'objet de manière à y indiquer la date. On indique les informations pour la réunion de suivi dans un bloc :
(la date de la réunion) à 20h
#ffdn-suivi (sur irc.geeknode.org)
(le lien vers le pad)
La veille, on envoie un mail de rappel pour dire que la réunion est le lendemain