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Article 1 : Modalités de discussion et de prise de décision

§1 Modalités de vote du Conseil d'Administration

L'assemblée des Bénévoles ainsi que chaque FAI membre par l'intermédiaire de son binôme peut proposer une motion au vote du Conseil d'Administration. Hors procédure accélérée, chaque vote proposé au CA doit faire l'objet d'une phase d'enrichissement (échanges sur la mail liste CA ou discussion lors de la réunion mensuelle de l'Assemblée des bénévoles ou réunion dédiée) afin de formuler au mieux la question et les propositions de solutions.

Chaque Fournisseur membre dispose d'un seul vote, les binômes composant le CA ne votent pas en leur nom mais en tant que représentants du Fournisseur membre. S'il n'y a pas consensus au sein du Fournisseur membre, il est possible de faire remonter cela en ne validant la décision qu'à 75% par exemple.

Le vote se déroule sur une période de 4 semaines. Les votes sont au nom des FAI, le vote à bulletin secret n'est pas possible.

Les votes se déroulent soit à la majorité absolue sur les suffrages exprimés s'il n'y a que 2 options, soit avec un vote par approbation. En cas d'ex-aequo : on refait un vote.

En cas de besoin, une procédure accélérée de vote d'une durée minimum de 24h peut être déclenchée à condition que l'urgence soit justifiée. Si, à l'échéance du vote accéléré, un vote CONTRE a été exprimé, la décision n'est pas prise et est finalement débattue sur une procédure de vote ordinaire. Sinon la décision est acceptée directement.

§2 Modalités de prise de décision de l'Assemblée des Bénévoles

Les décisions sont prises au consensus lors des réunions. Dans les 2 semaines qui suivent, toute personne faisant partie de l'Assemblée des Bénévoles peut demander à ce que la décision soit réétudiée (dans la mesure du possible) et si besoin demander un vote formel pour inclure l'ensemble de l'assemblée.

En cas de désaccord bloquant une prise de décision, le groupe peut opter pour l'une de ces options :

• organiser une réunion dédiée

• transférer la question au CA

• organiser un vote formel

Les votes formels sont organisés en ligne. Chaque bénévole de l'Assemblée des bénévoles dispose d'une voix. Le vote se déroule sur une période de 3 semaines. Lorsque c'est jugé nécessaire, le vote se fait à bulletin secret.

Les votes se déroulent soit à la majorité absolue sur les suffrages exprimés s'il n'y a que 2 options, soit avec un vote par approbation. En cas d'ex-aequo : on refait un vote.

En cas de besoin, une procédure accélérée similaire à celle du Conseil d'Administration peut être utilisée dans les mêmes conditions.

§3 Préparation et suivi des décisions

Une personne responsable de la préparation et du suivi des motions soumises à un vote formel est désignée :

• au sein de l’assemblée des bénévoles lorsque la motion est proposée par celle-ci ; 
• parmi les représentant·es du FAI ayant proposé la motion si celle-ci émane d’un FAI.

Préalablement au dépôt d’une motion, elle informe l’instance concernée de son objet et des délais du vote, et le cas échéant de l’engagement de la procédure accélérée. À l’issue du vote, elle en communique les résultats au CA et à l’Assemblée des bénévoles et, le cas échéant, met en œuvre les décisions prises.

Article 2 : Procédure d'adhésion

Les fournisseurs souhaitant adhérer à la Fédération FDN auront à suivre la procédure suivante:

• S'assurer de se conformer à la Charte des bonnes pratiques et des engagements communs

• Transmettre à la Fédération une demande d'adhésion accompagnée :

  • d'un moyen de contact

  • d'une copie de leurs statuts et règlements

  • d'une copie de la décision, prise conformément aux statuts, indiquant la ratification de la Charte

  • d'une copie de la décision, prise conformément aux statuts, demandant l'adhésion à la Fédération FDN

  • d'une copie de la décision, prise conformément aux statuts, indiquant qui mène au nom du fournisseur les discussions avec la Fédération FDN en vue de l'adhésion, si les statuts de l'association ne prévoient pas explicitement le cas

  • toute pièce que le Conseil d'Administration de la Fédération FDN pourrait demander en vue d'éclairer sa décision

  • de la désignation des personnes physiques adhérentes (et de leur mail) devant former le binôme représentatif au CA

  • D'un descriptif de la situation de l'association (au minimum nombre d'adhérents, éventuellement d'autres infos nombre de serveurs, de services, leur type ( vm, pad, mumble ... ) , nombre de connexions ... )

• Le Conseil d'Administration disposera alors d'un délai de 2 mois pour rendre sa décision motivée, ou demander des pièces complémentaires à l'instruction du dossier. Faute de décision prise par le Conseil d'Administration, l'adhésion est considérée comme refusée.

Un fournisseur dont l'adhésion a été refusée, quel que soit le motif du refus, ne peut pas se porter de nouveau candidat à l'adhésion avant 6 mois après le rendu de la décision, sauf autorisation accordée par le Conseil d'Administration.

L'adhésion est valable jusqu'à la démission du fournisseur membre, sa dissolution, son exclusion, ou sa radiation. Le fournisseur membre transmet au Conseil d'Administration toute modification de ses statuts et règlements.

Article 3 : Démission d'un membre

• La procédure de démission officielle comporte les étapes suivantes :

  • Notification au CA de la démission de l'association par son binôme

  • Ratification de la démission dans les deux mois par le CA.

• Démission de fait

Chaque binôme est invité à donner mensuellement des nouvelles de son FAI (a minima : nombre actualisé de membres).

D'autre part, chaque FAI est censé renouveler ou reconduire son binôme annuellement.

Si, au bout de 12 mois, un FAI n'a pas donné de nouvelles par l'intermédiaire de son binôme, ou a omis de renouveler/reconduire son binôme, l'Assemblée des Bénévoles essaie de prendre contact ; en cas d'échec après une période de 60 jours, un courrier recommandé peut être envoyé. Si le fournisseur membre n’a pas répondu dans un délai de 60 jours au courrier recommandé, la démission de fait est actée.

Article 4 : Exclusion d'un membre

La décision et les modalités relèvent de la responsabilité :

• du Conseil d'Administration, dans le cas de l'exclusion d'un membre fournisseur

• de l'Assemblée des Bénévoles, dans le cas d'une exclusion d'un membre bénévole